14 Tactics to Deal with a Complex Problem

Standard

Här kommer en liten blogg-bonus på engelska delvis sammanfattad från iPad-projektet. En väldigt ovetenskaplig sammanställning av olika taktiker för hur man kan lösa komplexa problem i organisationen.

/ Martin Claesson

A complex problem is not necessarily something bad. Some problems arise from the opportunity to make improvements, while others emerge from the need to address failing processes or bad results. I personally embrace complex problems because I think it makes my office hours worthwhile to see how different approaches and tactics can bring the organization forward. Being able to spot a problem is of course the key, something that requires vision, qualification and guts. It’s a skill not always preferable for your career, depending on your employer, so it could be wise to package every identified problem with some tactics on how to deal with it. Finding and fixing a problem could prove invaluable to your organization but without a solution you’re just the person who dug up the dirt. For great problem spotters/solvers sometimes the solution is already available in their tool box, they just need to find the right problem for it and apply some tactics.

So here’s 14 tactics to deal with a complex problem that you could choose from. My personal favourites are Ignore and Spend, but reality many times restricts me to Duct tape and the Do-it-yourself tactic (that I deliberately left out because it’s not really a tactic is it?), while Grow is probably the best long-term approach. Go ahead and try some or all of them, if they don’t work you’re probably doing it wrong.

 

Ignore – Some problems are just best left alone. Ask yourself is this is a situation that need fixing now or if there are more important things to focus on, then go do that. Whenever you come back to the issue the problem might already have been solved.

Duct tape – Make a temporary solution that will keep things running for now until you can apply other tactics. A cheap option that will work if you need to fix things instantly or your problem is limited to a certain time frame.

Invent – Get someone to solve the problem by creating a completely new solution. This could be a risky and costly approach and applies to unusual problems that resemble few others. Only do this to problems that affect your organization over a longer time period.

Piggy back – Go with someone else’s solution. It’s probably not necessary to buy a rocket if you just need a ride to the stars. This is a relatively cheap option that doesn’t give you full control over the solution but makes it happen.

Offspring – Spin off the problem to someone else who has to take ownership, maybe you’re the wrong person to deal with it if you just tweak it a little bit. There is also an option, though expensive, to create a new position to deal with a reoccurring problem.

Jam – Gather a good crew and sit down for a dedicated but limited period, preferably outside the office. Have everyone in the crew bring their ideas and perspectives on how to solve the problem. Don’t leave without at least a few threads to follow.

Lead – Appoint or create strong leadership to get everyone focused and on the same track when dealing with the problem. This is a power approach that could be useful if you identify that the key competencies to solve the problem are already in place.

Full court press – Have everyone in your organization or department address the problem for a short and limited time. This could be seen as a desperate tactic but deployed correctly it can also have positive side effects on  your organization by getting everyone involved in important processes.

Story – Some problems need to be looked at thoroughly to be understood. By investigating the past and envisioning the wanted state (future) it could be possible to fill in the gaps to find a feasible solution.

Mash – Try to solve the problem by combining already existing resources. Many solutions are already within your grasp if you are just able to see the opportunities and connect the right ends of resources and systems together.

Spend – Some problems go away by throwing money at them. It’s usually wise to know how and why you are doing it too.

Replicate – Your problem is probably not unique, someone else is likely to have already solved it (or died trying). Get the best parts of that person’s work (as long as it’s not patented) and leave the rest.

Invite – Look for someone to partner you in finding a solution. Maybe someone else could also gain from getting rid of the problem or through the process of dealing with it.

Grow – Make your organization aware of the problem and have it self-organize and grow around it to create a solution. This is a great tactic for organizations who are often dealing with complex problems but it requires you to have qualified and adaptable personnel at your disposal. And don’t expect things to happen overnight.  

 

Till er som undrar om apparna

Standard

Det kommer in en hel del förfrågningar kring vilka appar vi använder. Vår tanke är att vi jobbar med appar som, i första hand, gör barnen till producenter. Vi vill att de ska skapa och vara kreativa samt att de får en lustfylld inställning till sitt skrivande och läsande.

Just inom ASL-projektet så använder vi framförallt dessa tre iPad-appar för att skriva:

1. Skolstil – Talsyntes och ljudning av bokstäver. Länk till App Store – kostar 22 kr

2. Book Creator for iPad – Sätt ihop ljud, video, text, bild och skapa egna e-böcker. Länk till App Store – kostar 38 kr

3. Pages – Ordbehandling för iPad. – Länk till App Store –  75 kr

Då många av er också sitter på Androidplattor och telefoner önskar jag att vi hjälps åt att hitta alternativ till dessa. Skriv gärna era bästa tips som en kommentar till denna post.

MVH Micke

 

11 saker att tänka på inför en skolsatsning på IT

Standard

Årstaskolan har under flera års tid arbetat med att på olika sätt integrera samtida teknik i skolans pedagogiska verksamhet. Resurserna och tillgången på teknik har oftast varit väldigt begränsad vilket inneburit att vi har försökt hitta kostnadseffektiva och enkla lösningar. Medarbetarnas insatser och organisationens sammansättning har varit de två viktigaste förutsättningarna för det utvecklingsarbete som ägt rum på skolan. Under våren 2012 tilldelades Årstaskolan 360 iPads i Stockholms stads satsning på surfplattor i skolan.  Ur preliminära erfarenheter från det projektet samt tidigare års arbete med att använda IT i undervisningen hämtas följande elva tips på vad man bör tänka på inför en satsning på IT i skolan. Tipsen riktar sig i första hand till skolledare och skolutvecklare, och tangerar därför bara pedagogiken, men alla med intresse för skolans organisation och styrning kan förhoppningsvis finna tankarna värdefulla i något avseende.

/ Martin Claesson

 

Verksamhetens mottaglighet
Är organisationen mottaglig och förberedd för en större satsning på IT? Ser man fram emot att få arbeta med nya digitala verktyg, finns det funktionella strukturer och roller? Har de som ska leda förändringen (för det innebär oundvikligen en förändring, annars hade satsningen varit överflödig) trovärdighet i organisationen? Har skolan rätt personal och bra lärare som kan förvalta och utveckla med hjälp av de nya resurserna? En organisation som är dåligt förberedd, eller inte har nyfiken och positiv personal, kommer sannolikt inte att lyckas med en satsning på IT.

 

Tydligt syfte
Vad ska göras och vad ska uppnås? Syfte och i synnerhet mål kan vara svåra att definiera men det är viktigt att veta vad man vill göra och åstadkomma, annars kan man inte bedöma resultatet. Skolledningen ansvarar för att ta ut riktningen och förmedla en vision för verksamheten. Ibland finns de tidiga vinsterna kanske inte i snabbt högre resultat men i förändrade arbetssätt, ökade pedagogiska diskussioner och nya förhållningssätt som i förlängningen kan leda till högre måluppfyllelse.

 

Fungerande ledning
Finns det ett starkt stöd och intresse hos skolledningen eller är det något som man känner sig tvungen att genomföra? Har ledningen förtroende för sin personal och kan göra rätt avvägningar för hur styrningen av skolan bör formas och utföras? Skolledningen ska leda organisationen och måste kunna skapa utrymme för utveckling, avsätta resurser och signalera seriositet och fokus. Vet skolledningen vad man vill och hur man ska uppnå det? Finns det en plan för hur utrullning, införande, kontinuerlig uppföljning och utveckling ska ske? En engagerad ledning säkerställer att satsningen uppnår sin fulla potential.

 

Rätt utrustning och system
Är utrustningen flexibel, lättanvänd och anpassad för skolans miljö? Skolan ska stimulera lärande, kreativitet och kunskapsutveckling. Processer som är dynamiska och organiska. Det finns behov av stabilitet, portabilitet, tillgänglighet och användbara gränssnitt som inte begränsar elevers och pedagogers arbete. Systemen behöver vara öppna, lättillgängliga och lämna över ansvaret för vad som ska uppnås och utföras till användarna. Teknik som kräver utbildning eller mycket support och extra handpåläggning för att kunna hanteras är fel val. Elevernas fokus måste få ligga på den pedagogiska uppgiften, inte det praktiska hanterandet.

 

Lokal teknisk och kommunikativ kompetens
Finns det personal som kan vara med och utveckla verksamheten och lösa problem ur ett tekniskt och kommunikativt perspektiv? Har skolan kunskap och insikt om hur man använder Internet, webbteknik, olika typer av hårdvara, sociala medier etc. En dedikerad funktion som kan lösa upp knutar, röja hinder och visa på möjligheter är ovärderlig för att fullt ut kunna utnyttja den digitala teknikens möjligheter att öka måluppfyllelsen. Kommunikation har en central funktion i alla organisationer och Internet ger möjlighet till nya sociala organisationsformer där kunskapsutforskande och lärande kan äga rum.

 

Tro på att IT kommer att utveckla skolan
Finns inte övertygelsen om att IT kommer att innebära en positiv förändring spelar det ingen roll hur mycket pengar som satsas. Man kommer inte till målet bara genom att investera i utrustning. Det måste finnas en underliggande tro på att IT kommer att leda till högre måluppfyllelse och en realistisk syn på att det sker med hjälp av en kombination av experimentell och planerad progression. Alla lyckas troligtvis inte med allt på en gång, alla kanske inte kan få eller ska ha samma utrustning och möjligheter samtidigt. Att ta små överkomliga steg kan vara viktigare än att direkt försöka sig på det för stunden halvt omöjliga. Var beredd på att kämpa och arbeta hårt för att upprätthålla övertygelsen. Stanna inte när utrustningen är utrullad, det är då arbetet börjar.

 

Våga och gör
Vi befinner oss i ett skede där IT börjar göra sitt intåg i skolan, ingen har därför alla svar och vi måste hjälpas åt att hitta lösningarna på vägen. Släpp fram personal som vill och har idéer, de som ser möjligheterna, är nyfikna och vågar prova nya vägar. Lär både av de goda exemplen och av misslyckanden. Gör inte bara det som enligt regelboken är rätt, gör det som blir bra och ger resultat. Ju fler varianter på arbetssätt och användningar desto rikare erfarenhetsunderlag för fortsatt utveckling. Stora förändringar börjar ofta i det lilla, att successivt utveckla kunskap och idéer ger en större och djupare förståelse än att gå direkt till den färdiga lösningen.

 

Fördela resurser utifrån nytta
Resurser är i princip alltid begränsade och alla kan sannolikt inte alltid få allt de önskar. Ingen vinner på att utrustning ligger oanvänd i ett skåp större delen av tiden. En satsning på datorer eller surfplattor är en dyr investering som även har en alternativkostnad, ofta i form av personal. Fördela därför inte utifrån jämlikhetsprincipen om tillgången är begränsad, det kommer att innebära resursslöseri. Våga istället satsa på de pedagoger som kan lyfta verksamheten. En lärare måste ha en tydlig och välgrundad idé för hur utrustningen ska kunna användas för att öka elevernas lärande. Utveckla de pedagoger som ännu inte är där, det handlar främst om pedagogisk och professionell mognad, mindre om IT-kompetens.

 

Riv murarna
Samarbeta, alla vinner på ett större utbyte mellan pedagoger, elever och skolledning. Ett prestigelöst samarbete är en grundförutsättning för att en bredare satsning på IT i skolan ska lyckas fullt ut. Ta även intryck från andra branscher och miljöer med olika arbetssätt, metoder och organisationsformer. Värdera forskning och andra jämförbara satsningars erfarenheter. Analysera verksamheten med nya begrepp och alternativa definitioner av roller för att hitta bättre former för samarbete. En skola med integrerad IT är inte samma skola som den med stängda klassrumsdörrar. Ett öppet, nyfiket och respektfullt klimat ger utrymme för att förbättra verksamheten från detalj till helhet. Att utvecklas tillsammans är roligt.

 

Förändra
Satsa på förändring, låt inte datorn eller surfplattan enbart bli ett elektroniskt skrivverktyg. Internet skapar nya möjligheter att kommunicera och utbyta som kan utveckla pedagogiska arbetssätt. Digital teknik gör det möjligt att skapa, lagra och distribuera presentationer, information, arbeten, uppgifter och annat lektionsmaterial billigt och effektivt. Det är något som bryter med den gamla kunskapstraditionen starkt bunden till fysiska objekt, personer och miljöer. Nya alternativ för att definiera och interagera med problem kommer att få konsekvenser för hur vi lär, lär ut och stimulerar lärande.

 

Underskatta inte eleverna
Eleverna är vår framtid och de kan redan mer än vi tror, kan lära sig mer än vad vi tror och kan skapa mer än vi tror. I alla sammanhang. Vi måste ha respekt för dem som individer och deras potential. Därför ska vi alltid ha höga förväntningar på vad de kan prestera. Skolans föreställning om IT, Internet och kommunikation är många gånger ytlig och oinsatt. Eleverna är i allmänhet mer vana och villiga användare av datorer, smartphones och nätet än lärare. Utnyttja deras förmågor och nyfikenhet för att utveckla verksamheten. Ni kommer att blir förvånade över vad de kan prestera. Om ni behöver inspiration kring barns användande av IT sök efter Sugata Mitra på TED Talks.

Nationella prov

Standard

Igår skrev eleverna en skrivuppgift i sina nationella prov på sina iPads. Eftersom jag i denna uppgift inte skulle bedöma skrivregler och stavning (mer än begriplighet) så kunde de ha all rättstavningshjälp på. Annars går ju detta lätt att stänga av i inställningar för tangentbord. De skrev i Pages och mejlade mig sedan sin text. Det är en stor skillnad att kunna mejla direkt från skrivprogrammet istället för att öppna mejlen och hitta och skicka rätt bilaga.